E-Rechnungspflicht ab 2027: Was Onlinehändler jetzt umstellen müssen
Ab dem 1. Januar 2027 dürfen größere Unternehmen inländische B2B-Rechnungen nur noch als strukturierte E-Rechnung ausstellen. Die PDF-Rechnung per E-Mail reicht dann nicht mehr, und die Vorbereitungszeit ist knapp: Es sind noch gut vier Monate.
Die Frist: 1. Januar 2027
Empfangen musst du E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025, dafür gab es nie eine Übergangsfrist. Neu ist die Versandpflicht: Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz erzielt hat, muss ab dem 1. Januar 2027 jede inländische B2B-Rechnung als E-Rechnung ausstellen. Liegt der Umsatz darunter, bleibt bis zum 31. Dezember 2027 Zeit, Papier und PDF sind dann aber nur noch mit ausdrücklicher Zustimmung des Empfängers zulässig. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht unabhängig vom Umsatz für alle. Für viele Shopbetreiber heißt das: Der eigentliche Stichtag ist nicht 2028, sondern der kommende Jahreswechsel.
Was als E-Rechnung zählt, und was nicht mehr
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. In der Praxis sind das zwei Formate: XRechnung, eine reine XML-Datei, und ZUGFeRD ab Version 2.x, ein PDF mit eingebettetem XML. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen ausdrücklich nicht. Ein Scan oder ein klassisches PDF ohne strukturierte Daten gilt künftig als sonstige Rechnung. ZUGFeRD ist im Handel meist die pragmatischere Wahl, weil das Dokument für Menschen weiterhin wie eine normale Rechnung aussieht. XRechnung brauchst du vor allem dann, wenn dein Auftraggeber eine Behörde ist und eine Leitweg-ID verlangt.
Ausnahmen, die im Onlinehandel wirklich greifen
Nicht jede Rechnung fällt unter die Pflicht. Ausgenommen bleiben Rechnungen an Endverbraucher, also das klassische B2C-Geschäft im Shop. Ebenfalls ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro nach Paragraf 33 UStDV sowie Fahrausweise. Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, empfangen können müssen sie sie trotzdem.
Praxishinweis: Wer B2B und B2C mischt, sollte die beiden Rechnungsstrecken sauber trennen, bevor die Pflicht greift. Sonst landen Endkundenrechnungen im E-Rechnungsprozess und erzeugen Aufwand, den niemand braucht.
Aufbewahrung: acht Jahre, strukturiert und unveränderbar
Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt acht Jahre. Bei E-Rechnungen muss mindestens der strukturierte Teil im Originalzustand und unveränderbar archiviert werden, die maschinelle Auswertbarkeit für die Finanzverwaltung muss erhalten bleiben. Ein PDF-Ausdruck im Ordner genügt also nicht. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat die Anforderungen an Format, Validierung und Aufbewahrung präzisiert. Wer Rechnungen bisher im Shopsystem erzeugt und im Mailpostfach ablegt, braucht bis Jahresende ein revisionssicheres Archiv.
Vier Schritte bis Jahresende
1. Umsatzschwelle prüfen
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres 2026. Liegt er über 800.000 Euro, gilt für dich der 1. Januar 2027.
2. Format festlegen
ZUGFeRD 2.x für den allgemeinen B2B-Versand, XRechnung für Kunden aus der öffentlichen Hand.
3. Systeme koppeln
Shop, Warenwirtschaft und Buchhaltung müssen die Rechnungsdaten strukturiert durchreichen, ohne manuelle Nacharbeit. Der größte Hebel liegt in sauberen Stammdaten und einer belastbaren Schnittstelle zwischen Shop und Warenwirtschaft. Wenn Bestell-, Versand- und Abrechnungsdaten ohnehin automatisiert fließen, ist die E-Rechnung nur noch ein zusätzliches Ausgabeformat.
4. Archiv umstellen
Revisionssichere Ablage des XML-Teils einrichten und die Eingangsprüfung dokumentieren.
Auch unsere eigenen Fulfillment-Abrechnungen für Lagerung, Pick and Pack und Versand stellen wir entsprechend um. Wer vorab wissen will, welche Positionen dabei überhaupt auf der Rechnung stehen, findet im Kostenrechner eine erste Aufschlüsselung.
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Telefon: 0211 95092020 · E-Mail: info@logistikfuchs.de
Unverbindlich anfragenQuellen und Stand: Bundesfinanzministerium, FAQ zur obligatorischen E-Rechnung sowie BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (Format, Validierung, Aufbewahrung); Paragraf 14 UStG und Paragraf 27 Absatz 38 UStG; Paragraf 33 UStDV (Kleinbetragsrechnungen); Norm EN 16931. Stand: 24. August 2026. Alle Angaben ohne Gewähr, keine Steuerberatung.